아웃룩꿀팁 - 자주 사용하는 이메일 형식 저장 노하우/메일 형식 저장 꿀팁/ oft 파일 관리

신입 사무직 꿀팁..!

 

주기적으로 같은 format으로 똑같은사람에게 메일 보내야할때 아주 아주 유용함

내 회사생활이 훨~씬 편해지는데 한몫 했기때문에 정말 널리 알리고 싶다.

아무도 안가르쳐줌.. 칼퇴를 위한 아웃룩 꿀팁 엑셀 꿀팁 들은 내가 파야한다

 

일단 아웃룩 메뉴에서

file > options> customize ribbon으로 들어간다.

Choose commands from을 all commands로 바꾸고 choose form 선택해서 main으로 보이는 home tab에 넣어줌!!

 

new group으로 첫 화면에서 확인할수 있도록 띄워놓은다음

 

 

일단 "new email"로 메일내용을 구구절절써줌

 

 

나중에 To (수신인), CC (참조인), 메일주소, 메일 본문까지 다 저장하여 가져올 수 있기 때문에 혹시나 여러명의 수신인에게 보내야할때도 좋다. 다만, 고객사가 달라서 각 수신인에 따로 보내야한다면 애초에 따로 수신인과 메일제목등을 각각에 맞게 설정해두고 저장해두는게 실수를 줄일 수 있음!! 

(메일내용의 실수보다 회사이름, 수신인 이름 틀리는게 더 치명적인 실수가 될 수도 있고, 기본적인 예의에 어긋난다고 생각하시는 분들도 많으니까...!) 

 

메일 내용을 열심히 써두고 자동서명을 설정해두신 분이라면 ✨메일내용에 서명은 지우세요✨ 

실제보낼때 또! 찍히기 떄문에, 결국 서명이 두번 찍히게 됨.. 애초에 지워두고 저장하는게 편함!!

 

 

메일 내용을 완성한 이후에는 다른이름저장으로 "oft"파일로 저장한다.

그러면 자동으로 경로가 설정되는데 ✨경로를 바꾸지 않는다✨

file name = 메일제목은 아니기때문에 file name은 본인이 보기 편하게 정리해둔다.예를들면 OO요청_고객사 이름 이런식으로..  메일제목을 명확하게 잘 썼다면 그대로 두는것도 괜찮지만 내가 사용하는 "기능"에 따라 정리해두는게 개인적으로는 편함.

 

아까 꺼내둔 choose form을 눌러서 > 맨위쪽 Look In을 User Templates in File System으로 설정하면 내가 저장해둔 메일들이 뜬다 ^.^ 경로는 회사마다 다를지 잘 모르겠다 폴더별로 정리해두려고 시도했으나 아직까지는 방법을 못찾고실패함.

 

 

 

사용하면서 내가 느낀 오류

자주쓰는 이메일 형식을 저장해 놓는 용도인 만큼 한번 만들때 제대로!! 만들어야함.

실수가 눈에 보이면 바로바로 고쳐두기!

다음에 고치려면 또 틀린다..

 

1. 가끔 보낸 메일 저장이 안된다 : 해결책 > 보내기 전 options에서 save sent item to 가 Do not save로 되어있는지 확인하고,  그렇게 설정되어있다면 Use Default Folder로 변경해줌 > oft파일도 다시 저장한다. ( 기존 사용하던 제목으로 replace하기)

2. 가끔 메일 본문이 깨져있다. : 해결책 > 이거 미리 알 수 있는 방법이 있는지 잘 모르겠는데 ㅠㅠ 나같은경우는 깨진부분 드래그하여 긁어보면 글꼴이 안떴었다. 글꼴 다시 설정해주면 되돌아 왔었음.

3. 가끔 format text가 HTML 에서 Plain text로 변경되어 있음.. 도대체 왜인지 모르겠다. 해결책) 다시 HTML로 바꿔줌!